CART
AS NTC 339
La carta comercial es un comunicado personalizado, con carácter formal. Se utiliza para informar, solicitar, agradecer, invitar, entre otros. Se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente, entre las empresas y sus empleados.
Sus estilos son el bloque extremo 9 en todas las líneas parte del margen izquierdo) y el bloque ( en esta las de numero, fecha, asunto, firma y cargo se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho).
Teniendo en cuenta lo anterior y tener siempre presente, que toda carta por pequeña que sea es de gran importancia para cualquier empresa que lleva su respectivo orden.
Por lo anterior mencionado cabe resaltar que es de mejor cuantía que exista siempre un soporte, una evidencia frente a cualquier eventualidad que se pueda presentar, tenerlo todo por escrito pues de esta manera se evitar contratiempos en cualquier organización
Márgenes
Sus márgenes se encuentran entre:
superior entre 3 cm. Y 4 cm
inferior entre 2cm. Y 3cm.
Lateral izquierdo entre 3 cm. Y 4 cm.
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm.
Encabezado las paginas subsiguientes entre 2 cm. y 3cm.
PARTES DE LA CARTA
Numero
Fecha
Datos del destinatario
Asunto
Saludo
Texto
Y si hay paginas subsiguientes
Despedida
Remitente
Líneas especiales
Identificación del transcriptor
2 a 3 interlineas
Número
2 a 3 interlineas
(Ciudad y fecha)
4 a 6 interlineas
Datos del destinatario
4 a 6 interlineas
Saludo
1 interlinea
Texto
2 interlineas
Despedida
4 a 6 interlineas
Remitente
1 interlinea
Cargo
2 interlineas
Anexos (opcional)
2 interlineas
Copia (opcional)
2 interlineas
Transcriptor
ESQUEMA DE CARTA BLOQUE EXTREMO
2 a 3 interlineas
Número
2 a 3 interlineas
(Ciudad y fecha)
4 a 6 interlineas
Datos del destinatario
4 a 6 interlineas
Saludo
1 interlinea
Texto
2 interlineas
Despedida
4 a 6 interlineas
Remitente
1 interlinea
Cargo
2 interlineas
Anexos (opcional)
2 interlineas
Copia (opcional)
2 interlineas
Transcriptor
ESQUEMA DE CARTA BLOQUE
SOBRES
Cubierta de guarda y preserva comunicaciones escritas. Es el complemento de la carta, por esto siempre que realizamos cartas, elaboramos el sobre correspondiente. El sobres no se debe sellar con la cinta adhesiva, ni con pegante liquido estos elementos pueden deteriorar el documento.
Brinda los datos necesarios para la recibida y estrega de correspondencia de manera efectiva solo con los espacios diligenciados en el sobre. Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envió.
Esta norma es importantísima en una unidad de correspondencia; ya que a la hora de enviar por correspondencia una carta administrativa o documento es especifico de la institución, este nos sirve como una cubierta que guarda y protege el documento que guardaremos dentro, todo esto por la protección de envió y de una entrega segura.
Es de tener presente que el momento que recibamos una correspondencia, que no sea dirigida a nosotros jamás debemos abrirla, si no es autorizado.
CLASIFICACION
v De acuerdo con su aplicación comercial:
§ Oficial: correspondencia comercial.
§ Ventanilla: para ver a quien esta dirigida la carta o correspondencia
§ Cuadrado o español social (agradecimiento, pensamientos, etc.)
§ Rectángulo o ingles: corresponsal entidades bancarias y financieras.
v De acuerdo con su destino
§ Local : cuando el destino es una ciudad diferente.
§ Nacional: cuando el destino es una ciudad diferente.
§ internacional: cuando se encuentra fura del país de origen y se escribe en un idioma oficial.
CONSTANCIA Y CERTIFICADOS NTC 4176
Es un documento de carácter probatorio, publico o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto y la constancia se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.
La norma de presentación de certificados constancias, es de igual importancia como las demás, dentro de la documentación empresarial; estos se definen como:
Certificado: DOCUMENTO DECARACTER PROBATORIO.PUBLICO, O PIVADO, QUE asegura la veracidad y la legibilidad de un hecho o de un acto solemne( acontecimiento acompañado de formalidades necesarias por la validez de un hecho o un acto judicial, ceremonia juramento o norma)
Constancia: documento de carácter probatorio en el que se describen hechos y circunstancias que no requieren solemnidad.
(cargo, fecha, número, identificación, texto, firma, transcriptor) y así mismo se muestran sus aspectos generales de presentación de las mismas.
MÁRGENES
Superior entre 3 cm. y 4 cm.
Inferior entre 2 cm. y 3 cm.
Lateral izquierdo entre 3 cm. y 4 cm.
Lateral derecho entre 2 cm. y 3 cm.
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm. y 3 cm.
ESTILOS
Bloque extremo
Bloque
PARTES
Numero: Es opcional llevar un control de expedición.
Fecha: Los datos de la expedición a dos o tres interlineas.
Cargo: En mayúscula sostenida, centrado, precedido de los artículos EL o LA.
Identificación: Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguida de dos puntos.
Texto: De tres a cuatro interlineas de la identificación y contra el margen izquierdo.
Tratamiento, nombre completo en mayúscula y su identificación.
Razón social de una empresa y NIT.
Firmante: Se escribe con mayúscula sostenida.
Transcriptor: Dos interlineas del firmante y contra el margen izquierdo.
Paginas subsiguientes: si se requiere más de una hoja.
HOJA DE VIDA
Básicamente, esta norma es importantísima para la relación entre personas que laboran en una institución o empresa; en esta se relacionan los datos personales, estudios, experiencia y referencias que califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad o labor
Permite la persona interesada dar a conocer su currículo de manera precisa sin omitir información que pueda ser necesaria para el empleador y si dar a conocer datos que no tengan importancia, además proporcional una buena presentación.
Es de tener presente que este punto estamos dándonos a conocer, sencillamente con la presentación de la misma, puesto que dependiendo como la presentemos damos la primera impresión y de esto depende todo lo demás, es decir si presentamos una hoja de vida mal diligenciada, sucia, arrugada entre otros eso es lo que proyectamos.
Márgenes
Superior Entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las paginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm
Partes
Identificación del documentos: La expresión HOJA DE VIDA se escribe en mayúscula sostenida
Datos personales
Nombre: se escribe en mayúscula a tres interlineas de la expresión DATOS PÈRSONALES.
Identificación
Fecha de nacimiento
Domicilio
Telefono
FORMATO DE HOJA DE VIDA
NTC 3588 INFORME EXTENSO Y INFORME CORTO
Es la respuesta a un requerimiento de un ejecutivo de nivel jerárquico superior. Como tal, el informe da cuenta de la situación de un proyecto de investigación o de un proceso cualquiera en el cual está comprometida la empresa. Las directivas de una empresa no toman una decisión de importancia si antes no han sido informadas técnicamente de las hipótesis probables, las alternativas disponibles y las recomendaciones del cuerpo técnico a cuyo cargo está el proyecto. Esta norma técnica Colombiana es importantísima dentro de la unidad de correspondencia; ya que este en forma administrativa nos da a conocer o describe el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto que sea de carácter administrativo.
MÁRGENES
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.
CLASIFICACIÓN
· De acuerdo con los requerimientos de la entidad
Periódicos
Esporádicos
· De acuerdo con el número de hojas
Cortos: Hasta la página numero 10
Extensos: A partir de la página número 11
INFORME EXTENSO
Tiene por objetivo presentar, caracterizar y dar una idea global del informe:
PARTES
Cubierta (opcional): Presenta la información básica del documento.
· Razón social.
· Titulo del informe y subtitulo, si lo hay.
· Número o código de identificación: El autor emplea un código o número alfanumérico.
Portada: contiene el título del informe. Nombre del autor o autores, ciudad y fecha.
· Nombre de la dependencia.
· Nombre de quien elaboro el informe.
· Ciudad de origen.
Tabla de contenido: Se escribe en mayúscula sostenida.
· Numero de páginas.
· Tablas, figuras y anexos.
Glosario: Se escribe centrado en mayúscula sostenida.
Introducción: incluye los antecedentes del problema, los objetivos, la justificación y el contexto general, esto es, cómo y dónde se realizó la investigación o se desarrolló el proyecto.
Núcleo del informe: se dividen en capítulos y en subdivisiones a un tema completo.
· Escritura del texto.
· Capítulos.
· Numeración e identificación de páginas.
· Paginas subsiguientes.
· Numerales.
· Figuras y tablas.
· Citas.
· Notas de pie de página.
Conclusiones y recomendaciones: en esta parte se derivan conclusiones, se hacen recomendaciones, bien sea para la toma de decisiones operativas o para nuevas investigaciones, y se analizan las implicaciones de la investigación.
Firma: Este debe ser firmado por el autor o los autores donde terminan las conclusiones o recomendaciones.
Rúbrica: pueden colocarse en cada hoja del informe, en la parte inferior izquierda.
Transcriptor.
Anexos.
Bibliografía.
INFORME CORTO
El autor puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente.
PARTES
Encabezado: No lleva portada pero si un encabezado.
· Razón social.
· Dependencia.
· Número o código.
· Titulo.
· Fecha.
· Autoría del informe.
Objetivo: conlleva un objetivo de forma breve.
Escritura del texto: generalmente consta de un capitulo, requiere numerales.
Conclusiones.
Rubrica.
Transcriptor.
NTC 3394 ACTAS ADMINISTRATIVAS
Es la relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta. Brinda la información de los asuntos tratados de forma concreta y veraz, además de fijar los parámetros que se deben tener en cuenta para el adecuado desarrollo de las reuniones y eventos de carácter oficial dentro de las compañías. Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.
Documento en el cual que consta lo sucedido, temas tratados y acuerdos en una reunión; constituye la memoria de reuniones y el soporte de actos administrativos.
La norma especificada a continuación que es de la actas administrativas es importantísimos en el tratado de información dentro las empresas e instituciones; ya que este es un documento en el cual se muestra y consta lo sucedido, tratado, mencionado y acordado dentro de una reunión empresarial.
MÁRGENES
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.
CLASIFICACIÓN
Registradas: documento que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos.
No Registradas: documento que corresponde a reuniones de sociedades; ya que obligan a cumplir condiciones especificas de la entidad competente.
PARTES
Razón social: En el margen superior de la primera página va esta, impresa o escrita.
Titulo: El nombre de la reunión y su naturaleza, cuando así se requiera, se escriben centrados en mayúscula sostenida, a tres interlineas del logo - símbolo.
Denominación del documento y número correspondiente: Después de título a tres interlíneas se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y en seguida del número consecutivo que le corresponda.
Fecha: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlineas, ciudad y fecha completa en que se efectuó la reunión.
Hora: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlineas, se anotan la hora de inicio y la de finalización de la reunión.
Lugar: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlineas, en donde se efectuó la reunión.
Asistentes: Nombre y cargo, en orden jerárquico, de los funcionarios que participaron. El cargo que desempeñe cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, en orden alfabético por apellidos.En reuniones o comités, integrados por personas de igual jerarquía y pertenecientes a diferentes empresas, se seguirá un orden alfabético por entidades.
Invitados: Si los hubo, deben relacionarse con indicación de nombre y cargo.Ausentes: se anotan las personas que no asistieron a la reunión. Se indica si la ausencia es justificada o no.
Orden del día: se enumeran los temas motivo de la reunión, identificándolos con números arábigos.
Los datos anteriores, resaltados con negrita, se escriben todos, en al acta, con mayúscula fija, seguida de dos puntos. Por estética, se recomienda que formen columnas debidamente alineadas.
Desarrollo: Se escribe en mayúscula fija, contra el margen izquierdo. El desarrollo anota los asuntos que se trataron, según el orden del día, con sus respectivas conclusiones.
El primer tema es, generalmente, verificación del quórumEn el tema “lectura, discusión y aprobación del acta anterior”, se indica si fue aprobada, y se anotan las modificaciones que se presentan.
Convocatoria: si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA, con mayúscula fija y seguida de punto. A continuación se anotan la fecha, la hora y el lugar de la próxima reunión.
AS NTC 339La carta comercial es un comunicado personalizado, con carácter formal. Se utiliza para informar, solicitar, agradecer, invitar, entre otros. Se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente, entre las empresas y sus empleados.
Sus estilos son el bloque extremo 9 en todas las líneas parte del margen izquierdo) y el bloque ( en esta las de numero, fecha, asunto, firma y cargo se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho).
Teniendo en cuenta lo anterior y tener siempre presente, que toda carta por pequeña que sea es de gran importancia para cualquier empresa que lleva su respectivo orden.
Por lo anterior mencionado cabe resaltar que es de mejor cuantía que exista siempre un soporte, una evidencia frente a cualquier eventualidad que se pueda presentar, tenerlo todo por escrito pues de esta manera se evitar contratiempos en cualquier organización
Márgenes
Sus márgenes se encuentran entre:
superior entre 3 cm. Y 4 cm
inferior entre 2cm. Y 3cm.
Lateral izquierdo entre 3 cm. Y 4 cm.
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm.
Encabezado las paginas subsiguientes entre 2 cm. y 3cm.
PARTES DE LA CARTA
Numero
Fecha
Datos del destinatario
Asunto
Saludo
Texto
Y si hay paginas subsiguientes
Despedida
Remitente
Líneas especiales
Identificación del transcriptor
2 a 3 interlineas
Número
2 a 3 interlineas
(Ciudad y fecha)
4 a 6 interlineas
Datos del destinatario
4 a 6 interlineas
Saludo
1 interlinea
Texto
2 interlineas
Despedida
4 a 6 interlineas
Remitente
1 interlinea
Cargo
2 interlineas
Anexos (opcional)
2 interlineas
Copia (opcional)
2 interlineas
Transcriptor
ESQUEMA DE CARTA BLOQUE EXTREMO
2 a 3 interlineas
Número
2 a 3 interlineas
(Ciudad y fecha)
4 a 6 interlineas
Datos del destinatario
4 a 6 interlineas
Saludo
1 interlinea
Texto
2 interlineas
Despedida
4 a 6 interlineas
Remitente
1 interlinea
Cargo
2 interlineas
Anexos (opcional)
2 interlineas
Copia (opcional)
2 interlineas
Transcriptor
ESQUEMA DE CARTA BLOQUE
SOBRES
Cubierta de guarda y preserva comunicaciones escritas. Es el complemento de la carta, por esto siempre que realizamos cartas, elaboramos el sobre correspondiente. El sobres no se debe sellar con la cinta adhesiva, ni con pegante liquido estos elementos pueden deteriorar el documento.
Brinda los datos necesarios para la recibida y estrega de correspondencia de manera efectiva solo con los espacios diligenciados en el sobre. Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envió.
Esta norma es importantísima en una unidad de correspondencia; ya que a la hora de enviar por correspondencia una carta administrativa o documento es especifico de la institución, este nos sirve como una cubierta que guarda y protege el documento que guardaremos dentro, todo esto por la protección de envió y de una entrega segura.
Es de tener presente que el momento que recibamos una correspondencia, que no sea dirigida a nosotros jamás debemos abrirla, si no es autorizado.
CLASIFICACION
v De acuerdo con su aplicación comercial:
§ Oficial: correspondencia comercial.
§ Ventanilla: para ver a quien esta dirigida la carta o correspondencia
§ Cuadrado o español social (agradecimiento, pensamientos, etc.)
§ Rectángulo o ingles: corresponsal entidades bancarias y financieras.
v De acuerdo con su destino
§ Local : cuando el destino es una ciudad diferente.
§ Nacional: cuando el destino es una ciudad diferente.
§ internacional: cuando se encuentra fura del país de origen y se escribe en un idioma oficial.
CONSTANCIA Y CERTIFICADOS NTC 4176
Es un documento de carácter probatorio, publico o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto y la constancia se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.
La norma de presentación de certificados constancias, es de igual importancia como las demás, dentro de la documentación empresarial; estos se definen como:
Certificado: DOCUMENTO DECARACTER PROBATORIO.PUBLICO, O PIVADO, QUE asegura la veracidad y la legibilidad de un hecho o de un acto solemne( acontecimiento acompañado de formalidades necesarias por la validez de un hecho o un acto judicial, ceremonia juramento o norma)
Constancia: documento de carácter probatorio en el que se describen hechos y circunstancias que no requieren solemnidad.
(cargo, fecha, número, identificación, texto, firma, transcriptor) y así mismo se muestran sus aspectos generales de presentación de las mismas.
MÁRGENES
Superior entre 3 cm. y 4 cm.
Inferior entre 2 cm. y 3 cm.
Lateral izquierdo entre 3 cm. y 4 cm.
Lateral derecho entre 2 cm. y 3 cm.
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm. y 3 cm.
ESTILOS
Bloque extremo
Bloque
PARTES
Numero: Es opcional llevar un control de expedición.
Fecha: Los datos de la expedición a dos o tres interlineas.
Cargo: En mayúscula sostenida, centrado, precedido de los artículos EL o LA.
Identificación: Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguida de dos puntos.
Texto: De tres a cuatro interlineas de la identificación y contra el margen izquierdo.
Tratamiento, nombre completo en mayúscula y su identificación.
Razón social de una empresa y NIT.
Firmante: Se escribe con mayúscula sostenida.
Transcriptor: Dos interlineas del firmante y contra el margen izquierdo.
Paginas subsiguientes: si se requiere más de una hoja.
HOJA DE VIDA
Básicamente, esta norma es importantísima para la relación entre personas que laboran en una institución o empresa; en esta se relacionan los datos personales, estudios, experiencia y referencias que califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad o labor
Permite la persona interesada dar a conocer su currículo de manera precisa sin omitir información que pueda ser necesaria para el empleador y si dar a conocer datos que no tengan importancia, además proporcional una buena presentación.
Es de tener presente que este punto estamos dándonos a conocer, sencillamente con la presentación de la misma, puesto que dependiendo como la presentemos damos la primera impresión y de esto depende todo lo demás, es decir si presentamos una hoja de vida mal diligenciada, sucia, arrugada entre otros eso es lo que proyectamos.
Márgenes
Superior Entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las paginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm
Partes
Identificación del documentos: La expresión HOJA DE VIDA se escribe en mayúscula sostenida
Datos personales
Nombre: se escribe en mayúscula a tres interlineas de la expresión DATOS PÈRSONALES.
Identificación
Fecha de nacimiento
Domicilio
Telefono
FORMATO DE HOJA DE VIDA
NTC 3588 INFORME EXTENSO Y INFORME CORTO
Es la respuesta a un requerimiento de un ejecutivo de nivel jerárquico superior. Como tal, el informe da cuenta de la situación de un proyecto de investigación o de un proceso cualquiera en el cual está comprometida la empresa. Las directivas de una empresa no toman una decisión de importancia si antes no han sido informadas técnicamente de las hipótesis probables, las alternativas disponibles y las recomendaciones del cuerpo técnico a cuyo cargo está el proyecto. Esta norma técnica Colombiana es importantísima dentro de la unidad de correspondencia; ya que este en forma administrativa nos da a conocer o describe el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto que sea de carácter administrativo.
MÁRGENES
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.
CLASIFICACIÓN
· De acuerdo con los requerimientos de la entidad
Periódicos
Esporádicos
· De acuerdo con el número de hojas
Cortos: Hasta la página numero 10
Extensos: A partir de la página número 11
INFORME EXTENSO
Tiene por objetivo presentar, caracterizar y dar una idea global del informe:
PARTES
Cubierta (opcional): Presenta la información básica del documento.
· Razón social.
· Titulo del informe y subtitulo, si lo hay.
· Número o código de identificación: El autor emplea un código o número alfanumérico.
Portada: contiene el título del informe. Nombre del autor o autores, ciudad y fecha.
· Nombre de la dependencia.
· Nombre de quien elaboro el informe.
· Ciudad de origen.
Tabla de contenido: Se escribe en mayúscula sostenida.
· Numero de páginas.
· Tablas, figuras y anexos.
Glosario: Se escribe centrado en mayúscula sostenida.
Introducción: incluye los antecedentes del problema, los objetivos, la justificación y el contexto general, esto es, cómo y dónde se realizó la investigación o se desarrolló el proyecto.
Núcleo del informe: se dividen en capítulos y en subdivisiones a un tema completo.
· Escritura del texto.
· Capítulos.
· Numeración e identificación de páginas.
· Paginas subsiguientes.
· Numerales.
· Figuras y tablas.
· Citas.
· Notas de pie de página.
Conclusiones y recomendaciones: en esta parte se derivan conclusiones, se hacen recomendaciones, bien sea para la toma de decisiones operativas o para nuevas investigaciones, y se analizan las implicaciones de la investigación.
Firma: Este debe ser firmado por el autor o los autores donde terminan las conclusiones o recomendaciones.
Rúbrica: pueden colocarse en cada hoja del informe, en la parte inferior izquierda.
Transcriptor.
Anexos.
Bibliografía.
INFORME CORTO
El autor puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente.
PARTES
Encabezado: No lleva portada pero si un encabezado.
· Razón social.
· Dependencia.
· Número o código.
· Titulo.
· Fecha.
· Autoría del informe.
Objetivo: conlleva un objetivo de forma breve.
Escritura del texto: generalmente consta de un capitulo, requiere numerales.
Conclusiones.
Rubrica.
Transcriptor.
NTC 3394 ACTAS ADMINISTRATIVAS
Es la relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta. Brinda la información de los asuntos tratados de forma concreta y veraz, además de fijar los parámetros que se deben tener en cuenta para el adecuado desarrollo de las reuniones y eventos de carácter oficial dentro de las compañías. Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.
Documento en el cual que consta lo sucedido, temas tratados y acuerdos en una reunión; constituye la memoria de reuniones y el soporte de actos administrativos.
La norma especificada a continuación que es de la actas administrativas es importantísimos en el tratado de información dentro las empresas e instituciones; ya que este es un documento en el cual se muestra y consta lo sucedido, tratado, mencionado y acordado dentro de una reunión empresarial.
MÁRGENES
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.
CLASIFICACIÓN
Registradas: documento que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos.
No Registradas: documento que corresponde a reuniones de sociedades; ya que obligan a cumplir condiciones especificas de la entidad competente.
PARTES
Razón social: En el margen superior de la primera página va esta, impresa o escrita.
Titulo: El nombre de la reunión y su naturaleza, cuando así se requiera, se escriben centrados en mayúscula sostenida, a tres interlineas del logo - símbolo.
Denominación del documento y número correspondiente: Después de título a tres interlíneas se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y en seguida del número consecutivo que le corresponda.
Fecha: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlineas, ciudad y fecha completa en que se efectuó la reunión.
Hora: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlineas, se anotan la hora de inicio y la de finalización de la reunión.
Lugar: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlineas, en donde se efectuó la reunión.
Asistentes: Nombre y cargo, en orden jerárquico, de los funcionarios que participaron. El cargo que desempeñe cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, en orden alfabético por apellidos.En reuniones o comités, integrados por personas de igual jerarquía y pertenecientes a diferentes empresas, se seguirá un orden alfabético por entidades.
Invitados: Si los hubo, deben relacionarse con indicación de nombre y cargo.Ausentes: se anotan las personas que no asistieron a la reunión. Se indica si la ausencia es justificada o no.
Orden del día: se enumeran los temas motivo de la reunión, identificándolos con números arábigos.
Los datos anteriores, resaltados con negrita, se escriben todos, en al acta, con mayúscula fija, seguida de dos puntos. Por estética, se recomienda que formen columnas debidamente alineadas.
Desarrollo: Se escribe en mayúscula fija, contra el margen izquierdo. El desarrollo anota los asuntos que se trataron, según el orden del día, con sus respectivas conclusiones.
El primer tema es, generalmente, verificación del quórumEn el tema “lectura, discusión y aprobación del acta anterior”, se indica si fue aprobada, y se anotan las modificaciones que se presentan.
Convocatoria: si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA, con mayúscula fija y seguida de punto. A continuación se anotan la fecha, la hora y el lugar de la próxima reunión.
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